La démarche

Les fonctionnalités

La configuration des facteurs de sécurité

Modifier les Qte à commander

Les paramètres initiaux

La vidéo explicative

Regardez la vidéo qui illustre les thèmes ci-dessous directement dans le système. Si vous avez des questions détaillées sur une fonction, consultez l'explication correspondante plus bas.

Je souhaite passer une commande auprès de mon fournisseur

Sélectionnez le fournisseur dont vous souhaitez commander les produits. Cliquez sur À commander pour que les produits à acheter en fonction de votre stock vous soient proposés. Cliquez sur le bouton Bon de commande. Vérifiez les quantités et constatez que le montant minimum de la commande est respecté. Cliquez sur Générer le Bon de Commande. Envoyez la commande en cliquant sur le bouton Envoyer par courriel.

Je n'atteins pas la quantité minimale de commande de mon fournisseur, quelles sont les solutions qui s'offrent à moi ?

1. Nous ne vous recommandons pas d'augmenter l'itération. Le nombre de semaines que vous indiquez sous Itération détermine le nombre de semaines pendant lesquelles la commande devrait perdurer. La raison en est que si vous commandez des stocks pour 6 semaines au lieu de 4, vous modifiez le rythme des commandes et vous vous retrouvez toujours dans la situation où vous n'atteignez pas la commande minimale. De plus, vous prenez le risque que les produits expirent pendant les 6 semaines.

2. Nous vous recommandons donc de commander si possible d'autres produits chez ce fournisseur. Le mieux est de prendre les produits pour lesquels ce fournisseur n'est pas défini comme fournisseur par défaut.

Je souhaite définir un fournisseur comme fournisseur par défaut pour un produit

Passez à l'application Gestion des produits et allez dans le produit souhaité. Dans la zone 7, vous pouvez définir le fournisseur par défaut Gestion des produits | Zone :7: : Fournisseurs. Le changement a les conséquences suivantes :

Si le fournisseur par défaut ne peut pas livrer le produit commandé précédemment, le système vous propose de le commander auprès du fournisseur secondaire. Sous Non-reçu, vous voyez combien de produits sont encore en attente et sous inventaire, vous voyez l'état actuel du stock. N'hésitez donc pas à commander le produit chez votre fournisseur secondaire si vous n'avez pas ou presque pas de stock.

Je souhaite choisir le fournisseur auprès duquel je souhaite passer commande

• Cliquez sur Fournisseurs et sélectionnez le menu déroulant pour choisir le fournisseur auprès duquel vous souhaitez passer commande. Nous vous recommandons d'effectuer les commandes par fournisseur. Mais vous avez également la possibilité d'afficher les produits par site. Pour ce faire, cliquez sur Locations.

• En rouge, la quantité minimale de commande du fournisseur sélectionné s'affiche.

Je souhaite définir les produits qui s'affichent pour commander

• Sélectionner Tous : Vous pouvez ainsi sélectionner tous les produits à commander ou les désélectionner.

• À commander : Lorsque vous cliquez sur À commander, le programme calcule automatiquement quels produits doivent être commandés et, dans un deuxième temps, leur quantité. Il vérifie d'abord votre stock et vos ventes, puis tient compte de vos paramètres. Nous vous recommandons vivement d'utiliser cette fonction.

  • Respectez les trois conditions suivantes pour que le calcul automatique du système puisse fonctionner :

    • Vos inventaires doivent être corrects. Sinon, le système calcule avec des stocks erronés et vous vous retrouvez avec trop ou trop peu d'articles. Nous vous recommandons de vérifier manuellement votre stock de temps en temps et de corriger les erreurs dans l'application Gestion d'inventaire Ajustement.

    • Assurez-vous que les informations de commande concernant vos fournisseurs ont été correctement paramétrées dansGestion des produits | Fournisseur.

    • Le système vérifie vos chiffres de vente et calcule les ventes attendues sur cette base. Procédez donc comme suit :

      • La première semaine où vous utilisez Panza : Passez vos commandes manuellement. Pour cela, cliquez sur Localisation et faites le tour de votre magasin, localisation par localisation, pour commander les articles qui manquent dans vos rayons vides.

      • La deuxième semaine où vous utilisez Panza : Vous pouvez commencer à utiliser la commande automatique. Pour cela, réglez le paramètre “Baser les calculs sur la moy. des ventes” dans Bons de commande | Les paramètres initiaux sur une semaine. La moyenne des ventes de la première semaine est maintenant prise en compte.

      • Après la quatrième semaine complète de ventes où vous utilisez Panza : réglez le paramètre “Baser les calculs sur la moy. des ventes” dans Bons de commande | Les paramètres initiaux sur quatre semaines. Quatre semaines est une bonne moyenne pour tenir compte des changements saisonniers.

• + Exclus : Dans les paramètres Bons de commande | Les paramètres initiaux, vous avez la possibilité d'exclure les produits qui appartiennent à une sous-catégorie ou à une localisation spécifique. Cette fonction est utile si vous avez par exemple des produits que vous n'utilisez qu'en interne (produits pour la cuisine, produits de nettoyage, etc) ou ceux dont la quantité en inventaire n’est pas gérée. Vous pouvez donc commander les produits exclus séparément, simplement quand vous en avez besoin.

• + Commandés non-reçus : Décochez Commandés non-reçus si vous souhaitez que les commandes existantes que vous n'avez pas encore reçues/fermées ne soient pas prises en compte dans les calculs.

Je souhaite recevoir plus d'informations sur le produit

Prenez les informations de la ligne ou double-cliquez dessus pour que la fenêtre Attributs du produit s'ouvre.

• Nom* : Le nom du produit.

• Numero* : Le numéro (Code à barres) du produit.

• Location* : La localisation de votre produit dans votre magasin.

• Commentaire* : Les informations saisies sous Description dans l'application Gestion des produits.

• Moy 4S : La moyenne du nombre d'articles vendus pendant quatre semaines.

• Qté Req : Le nombre d'articles nécessaires pour couvrir les ventes jusqu'à la prochaine commande.

• Inv : Le nombre actuel d'articles que vous avez dans votre inventaire.

• N-Reçu Tot : Le nombre d'articles qui ont déjà été commandés, mais qui ne sont pas encore arrivés.

• Marque* : La marque du produit.

• Format* : Le format dont le produit est composé.

• X : Dès que vous cliquez sur le bouton à commander, le système sélectionne les produits qui doivent être commandés et les marque en plus d'un X. Cela permet ensuite de trier les produits.

• E : Il s'agit d'un produit à écouler. Cela signifie que le produit a été retiré de l'assortiment et qu'il va être liquidé, il n'est donc plus proposé à la commande. Pour plus d'informations, cliquez ici Gestion des produits | Je souhaite liquider un produit.

• FS* : Le facteur de sécurité individuel pour ce produit. Un facteur de 1,1 signifie que l'on commande toujours 10% de plus que ce dont on a besoin en moyenne. Pour plus d'informations, cliquez ici Gestion des produits | Zone :8: : Attributs supplémentaires.

• Tablette (nombre entier)* : La localisation secondaire de votre produit.

• Code du fournisseur* : Le numéro d'identification du fournisseur.

Je souhaite comprendre la légende des produits

Les produits vous sont présentés en différentes couleurs, chaque couleur représentant une indication différente. Pour les produits affichés en noir ou en blanc, il n'y a pas de remarque. Décidez dans quel mode vous souhaitez configurer l'écran Bons de commande | Je souhaite modifier l'affichage de l'écran.

Proche d'être à commander

Si vous cliquez sur À commander, ces produits ne seront pas sélectionnés, c'est-à-dire qu'ils ne seront pas pris en compte lors de la commande. Cependant, vous serez averti que ce produit sera bientôt prêt à être commandé. Vous pouvez donc décider de l'inclure dans la commande si la situation l'exige.

Moyenne de vente à 0

Ces produits n'ont pas été achetés auprès de vos clients au cours des dernières semaines. Par exemple, si vous avez fixé une valeur indicative de "Moy 4S = Moyenne 4 Semaines", le produit n'a pas été acheté pendant quatre semaines. Cet indicateur peut donc être une indication pour garder un œil sur ce produit et peut-être le promouvoir plus tard ou le retirer de l'assortiment .

Qté en inventaire est ignorée

Cette remarque s'affiche pour les produits dont la case "Ignorer Qté inv." est cochée dans l'application Gestions des produits Gestion des produits | Zone :8: : Attributs supplémentaires. Avec ce réglage, la quantité dans l'inventaire n'est pas prise en compte lors du calcul de la quantité à commander. Ceci est utile pour les produits qui ont un délai d'expiration rapide et qui ne peuvent plus être vendus dans un délai très court (p.ex. poulet frais). Vous devrez donc éventuellement commander à nouveau le produit, même si vous en avez encore en stock.

Produit à écouler - discontinué

Cette remarque s'affiche pour les produits dont la case "Écouler" est cochée dans l'application Gestions des produits. Il s'agit d'un produit à écouler. Cela signifie que le produit a été retiré de l'assortiment et qu'il va être liquidé, il n'est donc plus proposé à la commande. Pour plus d'informations, cliquez ici Gestion des produits | Je souhaite liquider un produit.

En pénurie d’approvisionnement

Ces produits ont été commandés auprès du fournisseur par défaut, mais ne sont pas arrivés. Le système leur propose donc maintenant de commander le produit auprès du fournisseur secondaire. Pour plus d'informations, cliquez ici https://panzademo.atlassian.net/wiki/spaces/PD/pages/2129921/Bons+de+commande#Je-souhaite-d%C3%A9finir-un-fournisseur-comme-fournisseur-par-d%C3%A9faut-pour-un-produit.

Je souhaite modifier la commande

• Commande du : Jour d’émission commande. Pour plus d'informations, cliquez ici Gestion des produits | Fournisseur

• Facteur de sécurité : Indiquez ici votre facteur de sécurité, qui doit être valable pour cette commande. Un facteur de 1,1 signifie que l'on commande toujours 10% de plus que ce dont on a besoin en moyenne. Si certains produits ont déjà un facteur de sécurité plus élevé, ce facteur de sécurité sera ajouté.

• Delai d’approvisionnement : Le DA est le délai en jours entre l'émission d’un bon de commande et la livraison de la prochaine commande (DA = DL + DE jours). Pour plus d'informations, cliquez ici Gestion des produits | Fournisseur.

• Nb de sem (l’itération) : Le nombre de semaines que vous indiquez détermine le nombre de semaines pendant lesquelles la commande devrait perdurer.

Bon de Commande

Appuyez sur Bon de Commande après avoir cliqué sur tous les produits que vous souhaitez commander auprès du fournisseur. Un bon de commande sera alors créé avec les produits sélectionnés. Vous avez ensuite la possibilité d'adapter les quantités.

Envoyer par courriel

Appuyez sur Envoyer par courriel pour que le bon de commande soit envoyé au fournisseur. Il est également possible d'en envoyer plusieurs en même temps. Il est aussi possible de personnaliser le message.

Exporter Liste

En appuyant sur le bouton, vous obtiendrez une liste de tous les produits de ce fournisseur. Vous y trouverez les informations sur les données d'inventaire, le nom et le numéro du produit, la marque, le format et l'emplacement du produit dans votre magasin. La quantité en stock peut être modifiée dans l’interface des quantités à commander.

Je souhaite modifier l'affichage de l'écran

Selon vos souhaits, vous pouvez ici régler le concept de couleur de l'application sur clair ou foncé.

Personnalisez le facteur de sécurité à différents niveaux :

• Pour un seul produit : Gestion des produits | Zone :8: : Attributs supplémentaires

• Pour une seule commande : https://panzademo.atlassian.net/wiki/spaces/PD/pages/2129921/Bons+de+commande#Je-souhaite-modifier-la-commande

• En général, par groupe de produits (frais, sec et congelé) : Appuyez sur ce bouton pour faire apparaître la fenêtre Configuration ci-dessous.

Informations sur le moment de la commande

• Commande du : Le “Jour d’émission commande” s'affiche ici. Pour plus d'informations, cliquez ici Gestion des produits | Fournisseur.

• Préparé XX Jours d’avance : Le jour de commande prévu est calculé sur la base de vos saisies sous "Fréquence des bons de commande (FBC)”. Pour plus d'informations, cliquez ici Gestion des produits | Fournisseur.

Informations sur la quantité et la livraison

• + Commandés non-reçus : Décochez Commandés non-reçus si vous souhaitez que les commandes existantes que vous n'avez pas encore reçues ne soient pas prises en compte dans les calculs.

• Facteur de sécurité : Indiquez ici votre facteur de sécurité, qui doit être valable pour cette commande. Un facteur de 1,1 signifie que l'on commande toujours 10% de plus que ce dont on a besoin en moyenne.

• Delai d’approvisionnement : Le DA est le délai en jours entre l'émission d’un bon de commande et la livraison de la prochaine commande (DA = DL + DE jours). Pour plus d'informations, cliquez ici Gestion des produits | Fournisseur.

• Livraison dans XX jours, soit le : La date de livraison s'affiche ici, en tenant compte de vos saisies dans l'application Gestion des produits chez le fournisseur concerné. Pour plus d'informations, cliquez ici Gestion des produits | Fournisseur.

Je souhaite définir la quantité finale de commande par produit

Qte : Indiquez ici la quantité que vous souhaitez commander.

• Format* : Le format d'un seul article de ce produit.

• Code* : Le code-barres du produit.

• Nom* : Le nom du produit.

• Moy 4S : La moyenne du nombre de produits vendus pendant quatre semaines.

• Coutant* : Le prix d’achat du produit.

• Qte CS : Nombre de caisses prévus à commander

• Coutant Caisse* : Le prix d’achat du produit en format caisse. S'il n'y a pas de format de caisse, le prix par article est à nouveau affiché ici.

• Montant Net : Prix d'achat pour la commande totale de ce produit. Dans l'exemple des pois jaunes, cela représente 3 boîtes de petits pois x 16,38 $ = 49,14 $.

• Sugg Unit : Sans égard à la quantité en inventaire, c’est la quantité dont vous avez besoin (en format unitaire).

• Sugg U-Inv : La quantité proposée par le système dont vous avez besoin.

• Sugg CS: La quantité proposée par le système dont vous avez besoin en format caisse.

• Inv : Nombre actuel d'articles que vous avez dans votre inventaire.

• Loc* : La localisation de votre produit dans votre magasin.

• Mult. Achat* : Si vous avez un produit dont vous ne pouvez commander que 2,5 grammes ou un multiple de 2,5 grammes (par exemple, 5 grammes, 7,5 grammes) mais pas 3 ou 4 grammes. Dans ce cas, ceci s'affichera ici.Gestion des produits | Zone :7: : Fournisseurs

• Qte min* : Définissez par exemple que le minimum de café est de 3 sachets. L'application Bons de Commande prendra donc en compte le fait qu'il y a toujours trois sachets de reste. Cette fonction est utile si l'on s'attend à de nombreuses ventes ou si l'on veut s'assurer qu'une étagère est toujours bien remplie à des fins optiques. Cette fonction ne doit pas être confondue avec le facteur de sécurité. Un facteur de 1,1 signifie que l'on commande toujours 10% de plus que ce dont on a besoin en moyenne. Gestion des produits | Zone :8: : Attributs supplémentaires

• FS* : Le facteur de sécurité individuel pour ce produit. Un facteur de 1,1 signifie que l'on commande toujours 10% de plus que ce dont on a besoin en moyenne. Pour plus d'informations, cliquez ici Gestion des produits | Zone :8: : Attributs supplémentaires.

• N-Reçu : Nombre d'articles qui ont déjà été commandés, mais qui ne sont pas encore arrivés.

Remarques

Dans ce champ, toutes les remarques que vous avez saisies dans l'application Gestion des produits sous Fournisseur (champ Commentaire) sont affichées https://panzademo.atlassian.net/wiki/spaces/PD/pages/4423681/Gestion+des+produits#Fournisseurs.

Itération

Le nombre de semaines que vous indiquez détermine le nombre de semaines pendant lesquelles la commande devrait perdurer.

Modifiez le nombre de semaines et appuyez sur Transférer pour que le système puisse traiter la modification et vous proposer la nouvelle quantité à commander.

Commentaire

Laissez un commentaire personnel pour votre fournisseur dans ce champ.

Caisse

Vous voyez ici le nombre total de caisses que vous avez commandé (Somme de toutes les entrées sous Sugg CS).

Montant minimale de commande

• Vous voyez en rouge le montant minimum que ce fournisseur impose.

• Vous voyez en noir, le montant de votre commande actuelle. Dans ce cas, le montant minimum de commande est atteint.

• Dans la zone grise, vous voyez les taxes (en haut TPS et en bas TVQ).

Poids en livres

Il s'agit d'un produit qui est enregistré en livres et non en kilos. Le système convertit toutefois le format de manière autonome.

Je souhaite personnaliser l'application selon mes préférences

Ouvrez les paramètres pour configurer l'application à votre convenance.

• Compte d’envoi de courriels : Indiquez ici le courriel de l'expéditeur pour vos commandes.

• Sujet du courriel : Saisissez ici l'objet standardisé du message pour vos commandes.

• Message par défaut : Rédigez un texte standardisé qui peut rester le même pour toutes les commandes.

• Signature : Indiquez ici l'expéditeur.

• Nom de l’imprimante standard : Sélectionnez ici l'imprimante que le système utilisera comme imprimante par défaut dans cette application.

• Chemin de sauvegarde de bons de commande : Indiquez ici le chemin du dossier dans lequel les bons de commande doivent être classés.

• Exclure les localisations suivantes affichage par fournisseur : Vous avez ici la possibilité d'exclure les produits qui appartiennent à une localisation spécifique. Cette fonction est utile si vous avez par exemple des produits que vous n'utilisez qu'en interne (produits pour la cuisine, produits de nettoyage, etc). Ceux-ci ne doivent probablement pas être obligatoirement commandés s'il ne vous reste qu'un seul produit en stock. Vous pouvez donc commander les produits exclus séparément, simplement quand vous en avez besoin. Notez que si vous avez activé la fonction +Exclus, vous ne pouvez pas sélectionner la fonction de proposition de commande automatique (à commander).

• Exclure les sous-catégories suivantes affichage par localisation : Vous avez la possibilité d'exclure les produits qui appartiennent à une localisation spécifique. Cette fonction est utile si vous avez par exemple des produits que vous n'utilisez qu'en interne (produits pour la cuisine, produits de nettoyage, etc). Vous pouvez donc commander les produits exclus séparément, simplement quand vous en avez besoin. Notez que si vous avez activé la fonction +Exclus, vous ne pouvez pas sélectionner la fonction de proposition de commande automatique (à commander).

• TPS : La taxe sur les produits et services https://www.revenuquebec.ca/fr/entreprises/taxes/tpstvh-et-tvq/regles-de-base-relatives-a-lapplication-de-la-tpstvh-et-de-la-tvq/

• TVQ : La taxe de vente du Québec https://www.revenuquebec.ca/fr/entreprises/taxes/tpstvh-et-tvq/regles-de-base-relatives-a-lapplication-de-la-tpstvh-et-de-la-tvq/

• Baser les calculs sur la moy. des ventes : La moyenne du nombre d'articles vendus pendant x semaines. Cette valeur s'affiche dans le champ Moy 4S sur le récapitulatif de la commande https://panzademo.atlassian.net/wiki/spaces/PD/pages/2129921/Bons+de+commande#Je-souhaite-recevoir-plus-d%27informations-sur-le-produit.