La démarche

Réceptionner une livraison

Relancer une commande

Numériser une facture

Archives

Les paramètres initiaux

La vidéo explicative

Regardez la vidéo qui illustre les thèmes ci-dessous directement dans le système. Si vous avez des questions détaillées sur une fonction, consultez l'explication correspondante plus bas.

Je souhaite valider la réception

Cliquez sur le fournisseur dont vous venez de recevoir la livraison ou cherchez le fournisseur dans la fonction de recherche. Passez maintenant en revue les différents produits reçus et vérifiez que vous avez bien reçu la quantité commandée. Lorsque vous arrivez à la quantité commandée (Qté C = Quantité commandée), appuyez sur la barre d’espacement ou cliquez sur validée pour confirmer la quantité. Si vous recevez une autre quantité, saisissez-la sous Qté R (Quantité reçue). La case validée est alors automatiquement cochée. Une fois que vous avez passé en revue tous les produits, saisissez le numéro de facture et, au besoin, un éventuel commentaire, puis cliquez sur Approuver.

Légende des couleurs

• Pour la cuisine : Les produits commandés pour une utilisation en cuisine sont colorés en rose.
  Pour cela, il faut définir les bonnes localisations dans les paramètres. Réception | Les paramètres initiaux

• Commande spéciale : Les produits qui ont été commandés par un client en tant que commande spéciale sont colorés en vert. Pour cela, réglez les bonnes localisations dans les paramètres. Réception | Les paramètres initiaux

• Dédouanage requis : Votre produit s'affiche en orange si vous avez coché la case "Dédouanement requis" pour ce produit dans l'application Gestion des produits. La case est cochée si vous souhaitez que le système vous demande de vérifier le code-barres à la caisse lors de la réception du produit. Vous recevrez donc une fenêtre pop-up à la fermeture de la réception, vous demandant de tester le code-barres. Si le produit se laisse scanner, la case est automatiquement décochée.

Je souhaite ajouter un produit

Ajoutez un produit en cliquant sur le bouton Ajouter un produit. Si vous avez des questions sur la recherche d'un produit, continuez à lire ici Recettes | Sélectionner des ingrédients.

Nous vous recommandons d'ajouter les produits que vous avez reçus du fournisseur mais que vous n'avez pas commandés. Vous pourrez ainsi les réclamer ici Retour - Demande de crédit | Je souhaite effectuer une demande de retour de crédit.

En revanche, si vous avez été facturé pour un produit que vous n'avez pas reçu physiquement, vous ne le saisissez pas. Vous pourrez ainsi les réclamer ici Retour - Demande de crédit | Je souhaite effectuer une demande de retour de crédit.

Je souhaite consulter l'historique de l'inventaire d'un produit

Double-cliquez sur la ligne du produit pour que la fenêtre d'aperçu s'ouvre et que vous puissiez voir toutes les modifications de l'inventaire.

Je souhaite consulter une facture déjà numérisée

Cliquez sur une ligne et ensuite sur l'icône du dossier. La facture téléchargée s'ouvrira. Toutes les lignes colorées en vert indiquent que des documents ont été numérisés pour cette réception.

Je souhaite corriger la facture

L'objectif est d'arriver au même montant total que celui indiqué sur la facture. Vous avez la possibilité de modifier les frais de livraison, les escomptes, la consigne et les petits ajustements de centimes.

Je souhaite ajouter une réception

Si vous souhaitez ajouter une réception, par exemple parce que vous avez effectué une commande par téléphone, ajoutez-la de la manière suivante afin que les coûts associés soient pris en compte et que l'inventaire soit adapté.

Cliquez sur Ajouter une Réception et sélectionnez le fournisseur souhaité. Cliquez sur Créer une réception et ajoutez ensuite les produits correspondants.

Je souhaite supprimer une réception

Sélectionnez la réception correspondante, cliquez sur supprimer et confirmez l'opération.

Je souhaite relancer ma commande

Double-cliquez sur la commande et, si vous le souhaitez, adaptez le texte ou la date de livraison et envoyez le rappel.

Je souhaite numériser / importer une facture

Étape 1 : Télécharger la facture

Vous avez deux options pour cela. Soit vous scannez la facture physiquement, soit vous la téléchargez électroniquement.

Étape : J'ai une facture physique devant moi :
Cliquez sur l'icône photo et placez la facture sous le lecteur optique.

Étape 1.2 : Réglez les paramètres :

• Utiliser la caméra : Cochez la case pour que la caméra transmette une image.

• Afficher les guides horizontaux : Laissez les lignes rouges s'afficher et glissez la facture sous le lecteur de manière à ce que la facture se trouve juste en dessous (bien droite).

• Afficher les aires de reconnaissance : Affichez les cadres bleus et faites glisser la facture de manière à ce que les numéros d’articles, les prix et les quantités apparaissent chacun dans une colonne bleue. Si ce n'est pas possible, vérifiez simplement que la facture est bien droite.

• Résolution : Réglez le format de résolution de manière à ce qu'il englobe votre facture.

• Rotation : Faire pivoter l'image.

• Seuil de luminosité (%) : Réglez la luminosité pour que l'écriture soit plus lisible.

• Flèches : Changez l'ordre des pages avec les flèches

• Croix : Supprimez une page.

Etape 1.3 : Cliquez sur Reconnaissance optique

Étape : J'ai reçu une facture électronique :
Pour cela, cliquez sur l'icône de téléchargement et téléchargez la facture.

Étape 1.2 : Réglez les paramètres :

• Résolution : Réglez le format de résolution de manière à ce qu'il englobe votre facture.

• Rotation : Faire pivoter l'image.

• Seuil de luminosité (%) : Réglez la luminosité pour que l'écriture soit plus lisible.

• Flèches : Changez l'ordre des pages avec les flèches

• Croix : Supprimez une page.

Etape 1.3 : Cliquez sur Reconnaissance optique

Étape 2 : Vérifier le résultat de la reconnaissance automatique

Vérifiez si le lecteur a détecté correctement le numéro de la facture et le sous-total. Vérifiez ensuite si le total calculé de toutes les lignes arrive également au même montant.

Si c'est le cas, la facture a été lue correctement et peut être confirmée avec Terminer. Si non, suivez l'étape 2.2.

Étape 2.2 : Vérifier les données de la reconnaissance automatique

1. Passez le curseur sur les lignes et vérifiez si les données de la facture ont été lues correctement. Si vous sélectionnez une ou plusieurs lignes, vous pouvez également voir où elles se trouvent dans la facture. Ajustez le chiffre si nécessaire directement dans la cellule. Les lignes corrigées sont ensuite affichées en vert.

2. Vérifiez si ces marques bleues couvrent tout le texte ou si elles coupent par exemple quelques numéros. Si c'est le cas, adaptez le cadre de reconnaissance. Passez à l'étape 2.3.

3. Frais de livraison : Vérifiez sur la facture s'il y a des frais de livraison, si oui, saisissez-les dans le champ ou faites reconnaître ce montant par le lecteur optique en encadrant le champ (voir étape 2.3).

4. Diviser le prix par la quantité : Si vous avez encadré le prix total par produit sous Prix, vous pouvez le diviser par le nombre de produits commandés à l'aide de cette fonction. Vous pouvez bien sûr à la place encadrer la colonne des prix unitaires par produit.

Étape 2.3 : Corriger les réglages de la reconnaissance automatique

Vérifiez dans ce domaine si les bonnes colonnes sont marquées et adaptez-les si nécessaire. Lorsque vous avez terminé, cliquez à nouveau sur Reconnaissance optique et vérifiez le résultat dans l'onglet Reconnaissance optique. Si le Sous-total détecté et le Sous-total calculé correspondent, cliquez sur Terminer pour que la facture soit enregistrée dans le dossier du fournisseur.

• Afficher : Passez d'une page à l'autre. Attention, les modifications peuvent désormais être effectuées de manière générale et non par page.

• Encadrez le lot concerné sur la facture

  • Numéro de facture

  • Colonne code

  • Colonne quantité

  • Colonne prix : Choisissez la colonne où le prix par unité est indiqué. Si vous n'avez qu'une colonne par montant total de chaque produit (quantité x prix unitaire), sélectionnez cette colonne et cochez ensuite la case "Diviser le prix par la quantité" dans l'onglet Reconnaissances optiques.

  • Sous-Total

• Caractères numéro facture : Définissez le format dans lequel le numéro de facture est indiqué. Par exemple, s'il s'agit de A8722b3, sélectionnez les lettres majuscules, les lettres minuscules et les chiffres.

• Longeur minimale : Indiquez ici le nombre de numéros qui possèdent vos codes au minimum.

• Hauteur du texte (%) - pour le colonne code

  • X Sélectionner : Vous pouvez définir ici la taille de la police du texte. Pour ce faire, cliquez sur Sélectionner et encadrez un prix ou une quantité. La taille s'affiche alors dans le champ en pourcentage.

• Frais de livraison

  • Aucun : Cochez cette case si aucun frais de livraison ne vous est facturé sur la facture. Si vous trouvez des frais de livraison, vous avez la possibilité de les saisir avec Zone ou Item.

  • Zone : Encadrez le champ avec le montant des frais de livraison.

  • Item : Saisissez le montant manuellement.

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Je souhaite saisir des instructions pour le réceptionnaire des produits

Pour ce faire, allez dans l'application Gestion des produits et saisissez un commentaire dans le champ Message urgent ou dans le champ Instructions lors de la réception. Ces messages seront ensuite affichés à la réception.

Je souhaite imprimer les étiquettes

Cliquez sur l'onglet Archives et sélectionnez la réception souhaitée. Vous pouvez ensuite appuyer sur le bouton Imprimer les étiquettes.

Je souhaite supprimer une réception archivée

Cliquez sur la réception souhaitée et ensuite sur Supprimer.

Je souhaite consulter la facture numérisée

Cliquez sur une ligne et ensuite sur l'icône du dossier. La facture téléchargée s'ouvrira. Toutes les lignes colorées en vert indiquent que des documents ont été numérisés pour cette réception.

Je souhaite personnaliser l'application selon mes préférences

• Localisation(s) des produits de la cuisine : Sélectionnez ces localisations, qui sont pour les produits pour la cuisine. Cela vous aidera ensuite à reconnaître les produits à la réception, car ils sont colorés en rose Réception | Légende des couleurs.

• Localisation(s) des produits en commande spéciale : Sélectionnez ces localisations, qui sont pour les produits en commande spéciale. Cela vous aidera ensuite à reconnaître les produits à la réception, car ils sont colorés en verte Réception | Légende des couleurs.

• Envoi de courriels

  • Compte d’envoi de courriels : Définissez l'adresse de l'expéditeur qui doit être utilisée pour les courriels de rappel (Réception | Relancer une commande). Nous vous recommandons d'utiliser la même adresse électronique que celle utilisée lors de la commande Bons de commande | Les paramètres initiaux.

  • Changement du coûtant : Le destinataire enregistré reçoit un rapport reprenant tous les produits pour lesquels un nouveau prix du fournisseur a été constaté lors de la livraison. La réponse du champ BPT est également indiquée. Nous recommandons que l'acheteur reçoive ce mail. Celui-ci peut alors décider d'adapter également ses prix. Réception | Je souhaite valider la réception

    • Courriel du destinataire

    • Préfix du sujet du courriel

    • Seuil minimum de la majoration

  • Message urgent concernant le fournisseur : Lorsqu'un employé réceptionne et termine une livraison contenant un message urgent, cette réception est répertoriée dans un rapport, y compris l'employé associé. L'acheteur ou le gérant de votre magasin est recommandé comme destinataire de ce courriel. Celui-ci a alors la possibilité de réagir s'il voit qu'il s'agit par exemple d'un nouvel employé qui n'est peut-être pas encore familiarisé avec le message urgent. Réception | Je souhaite saisir des instructions pour le réceptionnaire des produits

    • Courriel du destinataire

    • Préfix du sujet du courriel

  • Dédouanage d’un nouveau produit : Pour les produits de couleur orange, le code-barres du produit doit être testé. Le destinataire reçoit un rapport de toutes les réceptions terminées avec dédouanage. Il peut ainsi voir quel employé a terminé la réception. L'acheteur ou le gérant de votre magasin est recommandé comme destinataire de ce courriel. Celui-ci a alors la possibilité de procéder à une double vérification. Réception | Légende des couleurs

    • Courriel du destinataire

    • Préfix du sujet du courriel

  • En rupture - non reçu : Dans ce rapport, le destinataire voit tous les produits qui ont été mis à 0 dans l'application Réception. Il s'agit donc des produits qui ne sont pas arrivés malgré la commande. Le destinataire de ce courriel peut être l'acheteur ou le gérant de votre magasin.

    • Courriel du destinataire

    • Préfix du sujet du courriel

• Nom de l’imprimante à code-barres : Enregistrez l'imprimante responsable.

• Nom de l’imprimante - étiquettes avec ingrédients : Enregistrez l'imprimante responsable.